Hotelstimme ist der KI-Telefonassistent für Hotels: rund um die Uhr erreichbar, strukturierte Reservierungsaufnahme, optionale Übergabe an Ihr PMS. Made in Germany, gehostet in der EU, vollständig DSGVO-konform und monatlich kündbar.
Als Hotelier sind Sie häufig im Einsatz – an der Rezeption, im Restaurant oder beim Gast. Genau in diesen Momenten ruft jemand mit einer neuen Reservierung an und Sie können nicht abnehmen. Hotelstimme, der KI-Telefonassistent für Hotels, schließt diese Lücke. Unsere KI-Assistentin Klara nimmt jeden Anruf zuverlässig entgegen, auch außerhalb der üblichen Rezeptionszeiten, an Wochenenden und an Feiertagen. Anrufer werden professionell begrüßt, in einem natürlichen Gespräch durch alle relevanten Fragen geführt und am Ende mit einer klaren Erwartungshaltung zum weiteren Ablauf verabschiedet.
Damit verlieren Sie keine Buchungen mehr an Häuser, die zufällig schneller ans Telefon gehen. Erfahrungen aus der Hotellerie zeigen, dass Gäste häufig dort buchen, wo sie zuerst jemanden erreichen. Hotelstimme sorgt dafür, dass Ihr Haus genau dieser erste Ansprechpartner ist – freundlich, kompetent und jederzeit verfügbar, ohne dass Sie eine zusätzliche Kraft einstellen oder ein klassisches Callcenter beauftragen müssen.
Klara ist auf die Sprache und die Abläufe an einer Hotelrezeption spezialisiert. Sie fragt strukturiert nach Kontaktdaten, Anreise- und Abreisedatum, Zimmerwunsch und Personenzahl und prüft dabei automatisch auf Vollständigkeit. Die Daten landen in einer klar formatierten Reservierung im Hotelstimme-Dashboard und parallel als E-Mail in Ihrem Postfach. Wenn Sie ein PMS nutzen, lässt sich die Reservierung mit einem Klick oder vollautomatisch übernehmen, sodass Sie ohne manuelle Nacharbeit direkt mit der Bearbeitung starten können.
So sparen Sie pro Anruf mehrere Minuten Tipparbeit, vermeiden Übertragungsfehler und gewinnen Zeit für Ihre Gäste. Selbst wenn ein Gast abends um 21 Uhr anruft, liegt die Reservierung am nächsten Morgen vollständig dokumentiert vor und Sie können den Rückruf gezielt vereinbaren. Die Qualität der Datenerfassung ist nachweislich höher als bei klassischen Anrufnotizen, weil Klara keine Pflichtfelder vergisst und Rückfragen so lange stellt, bis ein vollständiges Bild vorliegt.
Anders als generische Telefonassistenten ist Hotelstimme gezielt auf den Alltag von Hotels zugeschnitten. Klara kennt die Begriffe aus dem Reservierungsgeschäft, von Zimmerkategorien und Ratenplänen bis zu Verpflegungsarten und Stornobedingungen. Sie unterscheidet zuverlässig zwischen Buchendem, Gast, Firmenkunden und Reisebüro und führt das Gespräch entlang der typischen Logik einer Reservierungsaufnahme. Dadurch klingt das Gespräch für den Anrufer nicht wie ein automatisiertes System, sondern wie eine gut eingearbeitete Rezeption.
Auch in der Konfiguration berücksichtigen wir die Eigenheiten der Branche. Sie hinterlegen Ihre Hotelfakten, Öffnungszeiten, Ausstattung und Anreisehinweise, und Klara beantwortet damit allgemeine Fragen direkt. Komplexe oder individuelle Anliegen – etwa Sonderkonditionen oder Gruppenanfragen – werden bewusst nicht abschließend beantwortet, sondern als Rückrufanfrage an Sie übergeben. So bleibt die Verantwortung dort, wo sie hingehört: bei Ihnen als Gastgeber.
Alle Audiodaten und personenbezogenen Informationen werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Hotelstimme arbeitet vollständig DSGVO-konform, schließt mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO ab und löscht Aufzeichnungen nach 30 Tagen automatisch. Anrufer werden zu Beginn jedes Gesprächs auf die Aufzeichnung hingewiesen und können diese ablehnen. So entsteht ein KI-Telefonassistent, dem Sie und Ihre Gäste mit gutem Gefühl begegnen können.
Für IT-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte stellen wir auf Wunsch ein detailliertes Sicherheitsdossier zur Verfügung, in dem wir Verschlüsselung in Übertragung und Ablage, Zugriffskonzepte, Logging, Backups und die Anforderungen an unsere Subdienstleister beschreiben. Hotelstimme wird in Deutschland entwickelt und auf europäischer Cloud-Infrastruktur betrieben. Die KI-Modelle werden nicht mit Ihren Anrufdaten weitertrainiert, und Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Löschung und Export Ihrer Inhalte.
Hotelstimme ist monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit und mit einer kostenlosen Testphase, in der Sie Klara mit echten Anrufen erleben. Die Pakete sind transparent gestaffelt: Inklusivminuten, Minutenpreis und optionale Add-ons sind klar ausgewiesen, die Abrechnung erfolgt sekundengenau. Sind Sie nach 30 Tagen produktiver Nutzung nicht überzeugt, erhalten Sie den Betrag des ersten Monats vollständig zurück.
Die Einrichtung ist in der Regel in unter einer Stunde erledigt. Sie schalten eine Rufweiterleitung von Ihrer bestehenden Hotelrufnummer auf eine dedizierte Hotelstimme-Nummer, hinterlegen Ihre Hotelfakten im Dashboard und legen fest, wie Reservierungen übergeben werden sollen. Anschließend übernimmt Hotelstimme Ihre Anrufannahme, ohne dass sich für Ihre Gäste die Telefonnummer oder der Auftritt ändert. So wird der KI-Telefonassistent für Hotels zu einem unauffälligen, aber spürbar wirksamen Bestandteil Ihres Hotelalltags.
Hotelstimme ist der KI-Telefonassistent für Hotels: nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, prüft Verfügbarkeiten und übergibt Reservierungen direkt ans PMS. Made in Germany. DSGVO-konform. EU AI Act ready.